- Facebook
- Twitter
- Linkedin
- Mail

Procedura ochrony

Procedura ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa

Rozdział I. Postanowienia ogólne

1. Niniejsza Procedura ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa (zwana dalej: „Procedurą”) reguluje warunki oraz środki objęcia ochroną pracowników oraz innych osób zgłaszających lub publicznie ujawniających informacje o naruszeniach prawa w Eurofactor Polska S.A. z siedzibą w Warszawie.

2. Procedura stanowi procedurę zgłoszeń wewnętrznych, w rozumieniu ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

3. Pojęcia używane w Procedurze mają następujące znaczenie:

a) Eurofactor – Eurofactor Polska S.A. z siedzibą w Warszawie,

b) Dane osobowe – dane osobowe w rozumieniu RODO, dotyczące Sygnalisty, Osoby pomagającej w dokonaniu Zgłoszenia lub Osoby powiązanej z Sygnalistą,

c) Dyrektor Departamentu Kadr i Płac – osoba pełniąca funkcję dyrektora w Europejskim Funduszu Leasingowym S.A., odpowiedzialna za obsługę kadrowo płacową w Eurofactor na podstawie umowy pomiędzy Eurofactor a Europejskim Funduszem Leasingowym S.A.

d) Działanie następcze – działanie podjęte przez Eurofactor w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w Zgłoszeniu oraz, w stosownych przypadkach, w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem Zgłoszenia, w tym przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury przyjęcia i weryfikacji Zgłoszenia,

e) Działanie odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie, które jest spowodowane Zgłoszeniem lub Ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty, Osoby pomagającej w dokonaniu Zgłoszenia lub Osobie powiązanej z Sygnalistą, lub wyrządza lub może wyrządzić tym osobom nieuzasadnioną szkodę, w tym bezpodstawne inicjowanie przeciwko tym osobom postępowań,

f) Informacja o naruszeniu prawa – informacja, w tym uzasadnione podejrzenie, dotyczące zaistniałego lub potencjalnego Naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Eurofactor lub w innym podmiocie prawnym, w którym Sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub z którym Sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informacja dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa,

g) Informacja zwrotna – przekazanie Sygnaliście informacji na temat planowanych lub podjętych Działań następczych i powodów Działań następczych,

h) Kierownik Zespołu HR Biznes Partnerów i Procesów Rozwojowych – osoba pełniąca funkcję kierownika w Europejskim Funduszu Leasingowym S.A., odpowiedzialna za obsługę Eurofactor w zakresie HR Biznes Partnerów i procesów rozwojowych, na podstawie umowy pomiędzy Eurofactor a Europejskim Funduszem Leasingowym S.A.

i) Kontekst związany z pracą – przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano Informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia Działań odwetowych,

j) Naruszenie prawa – działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:

i. korupcji,

ii. zamówień publicznych,

iii. usług, produktów i rynków finansowych,

iv. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,

v. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,

vi. bezpieczeństwa transportu,

vii. ochrony środowiska,

viii. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,

ix. bezpieczeństwa żywności i pasz,

x. zdrowia i dobrostanu zwierząt,

xi. zdrowia publicznego,

xii. ochrony konsumentów,

xiii. ochrony prywatności i danych osobowych,

xiv. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,

xv. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,

xvi. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,

xvii. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt i - xvi.

k) Organ publiczny – organ publiczny w rozumieniu Ustawy,

l) Osoba, której dotyczy Zgłoszenie – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w Zgłoszeniu lub Ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się Naruszenia prawa lub z którą osoba ta jest powiązana,

m) Osoba pomagająca w dokonaniu Zgłoszenia – osoba fizyczna, która pomaga Sygnaliście w Zgłoszeniu lub Ujawnieniu publicznym w Kontekście związanym z pracą,

n) Osoba powiązana z Sygnalistą – osoba fizyczna, która może doświadczyć Działań odwetowych, w tym współpracownik, członek rodziny Sygnalisty lub osoba pozostająca z Sygnalistą we wspólnym pożyciu,

o) Podmiot następczy – osoba uprawniona w Eurofactor do podejmowania Działań następczych, włączając w to weryfikację Zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację ze Sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie Sygnaliście Informacji zwrotnej,

p) Podmiot wewnętrzny – osoba uprawniona w Eurofactor do przyjmowania Zgłoszeń wewnętrznych,

q) Pracownik – pracownik w rozumieniu art. 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy oraz pracownik tymczasowy w rozumieniu art. 2 pkt 2 ustawy z dnia z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych,

r) Rejestr zgłoszeń wewnętrznych – rejestr wskazany w ust. 43.

s) RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

t) Ujawnienie publiczne – podanie Informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej,

u) Ustawa – z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów,

v) Sygnalista – osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie Informację o naruszeniu prawa uzyskaną w Kontekście związanym z pracą, w tym:

i. Pracownik,

ii. osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,

iii. przedsiębiorca,

iv. prokurent,

v. akcjonariusz lub wspólnik,

vi. członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,

vii. osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy,

viii. stażysta,

ix. wolontariusz,

x. praktykant,

z zastrzeżeniem, że Sygnalistą jest osoba wskazana w pkt i – x również przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Eurofactor, w innym podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub już po ich ustaniu.

w) Zgłoszenie – Zgłoszenie wewnętrzne lub Zgłoszenie zewnętrzne,

x) Zgłoszenie wewnętrzne – przekazanie do Eurofactor Informacji o naruszeniu prawa,

y) Zgłoszenie zewnętrzne – przekazanie Informacji o naruszeniu prawa Rzecznikowi Praw Obywatelskich lub Organowi publicznemu.

4. Procedura nie ma zastosowania:

a) w sprawach dotyczących ochrony informacji niejawnych,

b) w sprawach dotyczących informacji, które nie podlegają ujawnieniu z mocy przepisów prawa powszechnie obowiązującego ze względów bezpieczeństwa publicznego,

c) w sprawach dotyczących informacji objętych tajemnicą zawodową zawodów medycznych oraz prawniczych,

d) w sprawach dotyczących postępowania karnego w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego oraz tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności,

e) do naruszeń prawa w zakresie zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa w rozumieniu art. 7 pkt 36 ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych

f) umów offsetowych zawieranych na podstawie ustawy z dnia 26 czerwca 2014 r. o niektórych umowach zawieranych w związku z realizacją zamówień o podstawowym znaczeniu dla bezpieczeństwa państwa oraz innych środków podejmowanych w celu ochrony podstawowych lub istotnych interesów bezpieczeństwa państwa na podstawie art. 346 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

g) w sprawach objętych Regulaminem przeciwdziałania dyskryminacji i mobbingowi obowiązującym w Eurofactor.

Rozdział II. Zgłoszenia anonimowe

5. Z zastrzeżeniem ust. 6, Procedury nie stosuje się do Zgłoszenia dokonanego anonimowo.

6. Jeżeli Informacja o naruszeniu prawa została zgłoszona anonimowo Eurofactor, Rzecznikowi Praw Obywatelskich, Organowi publicznemu lub Ujawniona publicznie i doszło następnie do ujawnienia tożsamości Sygnalisty, przepisy Rozdziału III stosuje się odpowiednio.

Rozdział III. Środki ochrony Sygnalisty

7. Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach Rozdziału III od chwili dokonania Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego i że stanowi Informację o naruszeniu prawa.

8. Wobec Sygnalisty nie mogą być podejmowane Działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.

9. Za Działania odwetowe wobec Sygnalisty będącego Pracownikiem, uważa się w szczególności:

a) odmowę nawiązania stosunku pracy,

b) wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy,

c) niezawarcie umowy o pracę na czas określony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji gdy Pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa,

d) obniżenie wynagrodzenia za pracę,

e) wstrzymanie awansu,

f) pominięcie przy awansowaniu,

g) pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżenie wysokości tych świadczeń,

h) przeniesienie Pracownika na niższe stanowisko pracy,

i) zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych,

j) przekazanie innemu Pracownikowi dotychczasowych obowiązków Pracownika,

k) niekorzystną zmianę miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy,

l) negatywną ocenę wyników pracy lub negatywną opinię o pracy,

m) nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze,

n) wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe,

o) przymus, zastraszanie lub wykluczenie,

p) mobbing,

q) dyskryminacja,

r) niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie,

s) nieuzasadnione skierowanie na badanie lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania Pracownika na takie badanie,

t) działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego,

u) spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu,

v) wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszenie dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia Sygnalisty.

chyba że Eurofactor jest w stanie wykazać, że kierował się obiektywnymi powodami podjęcia takich działań.

10. Do Sygnalisty niebędącego Pracownikiem, postanowienia ust. 9 stosuje się odpowiednio, o ile charakter świadczonej przez niego pracy, usług, pełnionej funkcji, lub pełnionej służby nie wyklucza zastosowania wobec Sygnalisty takiego działania.

11. Za Działania odwetowe wobec Sygnalisty niebędącego Pracownikiem, uważa się w szczególności wypowiedzenie umowy, której stroną jest Sygnalista, w tym dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia.

12. Dokonanie Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę, z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, przepisów o ochronie danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że Sygnalista miał uzasadnione podstawy, by sądzić, że Zgłoszenie lub Ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia Naruszenia prawa zgodnie z Ustawą.

13. Nie można zrzec się praw określonych w Rozdziale III ani przyjąć na siebie odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu dokonania Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego.

14. Postanowienia Rozdziału III stosuje się odpowiednio do Osoby pomagającej w dokonaniu Zgłoszenia, Osoby powiązanej z Sygnalistą lub osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej Sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność Sygnalisty lub go zatrudniającej.

15. Postanowienia Rozdziału III stosuje się odpowiednio w przypadku, gdy Informację o naruszeniu prawa zgłoszono do odpowiedniej instytucji, organu lub jednostki organizacyjnej Unii Europejskiej w trybie właściwym do dokonywania takich Zgłoszeń.

Rozdział IV. Przyjęcie Zgłoszenia.

16. Podmiotem wewnętrznym jest Dyrektor Departamentu Compliance lub inna osoba zatrudniona w Departamencie Compliance, wyznaczona przez Dyrektora Departamentu Compliance.

17. W przypadku gdy Zgłoszenie dotyczy działalności Departamentu Compliance, w szczególności gdy Osoba, której dotyczy Zgłoszenie, Sygnalista, Osoba pomagająca w dokonaniu Zgłoszenia, Osoba powiązana z Sygnalistą lub inna osoba objęta ochroną na podstawie Postanowień Rozdziału III, jest zatrudniona w Departamencie Compliance, Podmiotem wewnętrznym, uprawnionym w Eurofactor do przyjęcia Zgłoszenia jest Dyrektor Departamentu Kadr i Płac. Dyrektor Departamentu Compliance skieruje Zgłoszenie do Dyrektora Departamentu Kadr i Płac, jeśli w trakcie wykonywania Działań następczych ustali okoliczności mogące wskazywać, że Zgłoszenie może dotyczyć działalności Departamentu Compliance

18. Zgłoszenie można przekazać za pomocą poczty elektronicznej na adres zgloszenie_sygnalisty@eurofactor.pl lub ustnie - za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej pod nr tel. 453673024. Sygnalista może się posłużyć formularzem stanowiącym załącznik do Procedury.

19. W przypadkach wskazanych w ust. 17 Zgłoszenie można przekazać również za pomocą poczty elektronicznej na adres zgloszenie_sygnalisty_HR@eurofactor.pl.

20. Na wniosek Sygnalisty, Zgłoszenie może być złożone podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku. Podmiot wewnętrzny jest zobowiązany zaproponować Sygnaliście dogodny termin i miejsce spotkania, z uwzględnieniem zapewnienia obowiązku zachowania poufności.

21. Podmiot wewnętrzny dokumentuje w formie protokołu rozmowę telefoniczną z Sygnalistą o której mowa w ust. 18 lub spotkanie o którym mowa w ust. 20, odtwarzając dokładny ich przebieg. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia lub protokołu rozmowy telefonicznej lub spotkania poprzez ich podpisanie.

22. Podmiotem następczym jest Dyrektor Departamentu Compliance.

23. W przypadkach wskazanych w ust. 17, Podmiotem następczym jest Dyrektor Departamentu Kadr i Płac.

24. W terminie 7 dni od otrzymania Zgłoszenia, Sygnalista zostanie powiadomiony o jego przyjęciu a w przypadku Zgłoszenia dokonanego podczas bezpośredniego spotkania albo za pośrednictwem dedykowanej linii telefonicznej, również o uprawnieniach wskazanych w ust. 21 zd. 2. W przypadku wskazanym w ust. 23, Sygnalista zostanie również powiadomiony o wyznaczeniu Podmiotu następczego. Powiadomienia dokonuje się w sposób wskazany w Zgłoszeniu a jeśli takiego sposobu nie wskazano, powiadomienia dokonuje się w formie pisemnej na adres pocztowy Sygnalisty.

Rozdział V. Działania następcze oraz Informacja Zwrotna.

25. Podmiot następczy ma w imieniu Eurofactor obowiązek podjęcia odpowiednich Działań następczych w sposób bezstronny i z zachowaniem należytej staranności.

26. W ramach Działań następczych, Podmiot następczy w szczególności:

a) prowadzi postępowanie wyjaśniające mające na celu zgromadzenie wyczerpujących informacji dotyczących okoliczności ujętych w Zgłoszeniu wewnętrznym,

b) dokonuje oceny prawdziwości zarzutów zawartych w Zgłoszeniu wewnętrznym,

c) podejmuje decyzje o:

i. skierowaniu sprawy na drogę postepowania karnego poprzez złożenie zawiadomienia o popełnieniu przestępstwa, prywatnego aktu oskarżenia lub wniosku o ściganie lub

ii. skierowaniu sprawy na drogę postepowania cywilnego w celu odzyskania przez Eurofactor środków finansowych lub

iii. skierowaniu sprawy do Departamentu Kadr i Płac w celu wyciągnięcia konsekwencji służbowych wobec osób winnych stwierdzonych Naruszeń prawa lub

iv. skierowaniu sprawy do innych jednostek w Eurofactor lub innych organów, w celu podjęcia stosownych środków prawnych, w szczególności powiadomienia organów nadzoru (PUODO, GIIF, urzędów skarbowych, urzędów celnych) lub

v. zamknięciu postępowania wyjaśniającego bez podjęcia środków wskazanych w pkt i - iv powyżej - w przypadku gdy postępowanie wyjaśniające nie potwierdzi okoliczności lub zarzutów zawartych w Zgłoszeniu lub też gdy Naruszenie prawa nie wymagało podjęcia Działań następczych.

d) w przypadku podejrzenia naruszenia Danych osobowych, niezwłocznie (nie później jednak niż w ciągu 24 godzin) informuje Inspektora ochrony danych, przesyłając stosowne informacje na adres mailowy: iod@eurofactor.pl.

27. Przy ocenie czy Działanie następcze jest odpowiednie uwzględnia się w szczególności czynności podjęte w celu zweryfikowania Informacji o naruszeniu prawa, prawidłowość oceny Informacji o naruszeniu prawa oraz adekwatność środków podjętych w następstwie stwierdzenia Naruszenia prawa, w tym, w odpowiednim przypadku, w celu zapobiegnięcia dalszym Naruszeniom prawa, z uwzględnieniem ich wagi.

28. Z czynności wskazanych w ust. 26 lit. a) – c) sporządza się protokół a w przypadku zamknięcia postępowania wyjaśniającego na podstawie ust. 26 lit c) pkt v pisemne uzasadnienie tej decyzji.

29. Każda osoba zatrudniona w Eurofactor ma obowiązek udzielić Podmiotowi następczemu wszelkich informacji oraz przekazać na jego żądanie wszelkie dokumenty, w związku z prowadzeniem Działań następczych.

30. Z zastrzeżeniem ust. 41, Podmiot następczy może wyznaczyć dodatkowe osoby lub organy, którym wyznaczy szczegółowe zadania związane z wykonaniem czynności wchodzących w skład Działań następczych.

31. W terminie 3 miesięcy od dokonania powiadomienia o przyjęciu Zgłoszenia wewnętrznego zgodnie z ust. 24 lub, w przypadku nieprzekazania powiadomienia o przyjęciu Zgłoszenia, w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od przekazania Zgłoszenia wewnętrznego, Podmiot następczy przekaże Sygnaliście Informację zwrotną.

32. Informacja zwrotna powinna wskazywać informację o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia wystąpienia Naruszenia prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone Naruszenie prawa. Informacja zwrotna powinna w szczególności zawierać kopię dokumentów o których mowa w ust. 26 lit. c) lub w ust. 28.

Rozdział VI. Poufność informacji i Dane osobowe.

33. Informacje objęte Zgłoszeniem oraz informacje ustalone w ramach Działań następczych mogą być ujawnione wyłącznie:

a) Podmiotowi wewnętrznemu, w zakresie niezbędnym do przyjęcia Zgłoszenia,

b) Podmiotowi następczemu, w zakresie niezbędnym do wykonania Działań następczych,

c) osobom wskazanym w ust. 29, w zakresie niezbędnym do wykonania czynności wskazanych w ust. 29,

d) osobom wyznaczonym zgodnie z ust. 30 w zakresie niezbędnym do wykonania czynności wskazanych w ust. 30,

e) Dyrektorowi Departamentu Kadr i Płac oraz Kierownikowi Zespołu HR Biznes Partnerów i Procesów Rozwojowych, w zakresie niezbędnym do wykonania czynności wskazanych w ust. 47 oraz w ust. 49,

f) Dyrektorowi Departamentu Compliance w zakresie niezbędnym do wykonania czynności wskazanych w ust. 40.

g) innym osobom w sytuacji, w której dostęp do tych informacji jest wymagany prawem lub za wyraźną zgodą Sygnalisty.

34. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla wykonania czynności wskazanych w ust. 33. nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są usuwane przez osoby które weszły w ich posiadanie w terminie 14 dni od stwierdzenia, że są zbędne.

35. Osoby wskazane w ust. 33 są zobowiązane do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji objętych Zgłoszeniem oraz informacji ustalonych w ramach Działań następczych.

36. Wszelkie dokumenty i nośniki w formie elektronicznej, obejmujące informacje ustalone w ramach Działań następczych oraz Dane osobowe, utrwalone w formie elektronicznej, powinny być zaszyfrowane w sposób uniemożliwiający dostęp osób nieuprawnionych.

37. Wszelkie dokumenty i nośniki w formie pisemnej, obejmujące informacje ustalone w ramach Działań następczych oraz Dane osobowe, powinny być przechowywane w miejscach zabezpieczonych przed dostępem osób nieuprawnionych.

38. Wobec Sygnalisty obowiązek informacyjny wskazany w art. 13 i 14 RODO będzie realizowany w szczególności na stronie internetowej Eurofactor lub ramach rozmowy telefonicznej, o której mowa w ust. 18. Wobec Osoby pomagającej w dokonaniu Zgłoszenia, Osoby powiązanej z Sygnalistą oraz Osoby, której dotyczy zgłoszenie obowiązek informacyjny wskazany w art. 14 RODO będzie realizowany za pośrednictwem służbowej poczty elektronicznej lub listownie, z zastrzeżeniem że realizacja obowiązku informacyjnego wobec Osoby, której dotyczy zgłoszenie jest wstrzymana do chwili zakończenia Działań następczych o ile realizacja tego obowiązku mogłaby uniemożliwić lub poważnie utrudnić ich przeprowadzenie. Inspektor ochrony danych nie realizuje praw osób, których Dane osobowe dotyczą, w zakresie przekazania im informacji o źródle Danych osobowych, wskazanych w art. 14 ust. 2 lit. f oraz art. 15 ust. 1 lit. g RODO, w szczególności o osobie Sygnalisty, chyba że Sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w ust. 7 albo udzielił wyraźnej zgody na takie przekazanie.

39. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem Zgłoszenia lub podjęciem Działań następczych oraz dokumenty związane z tym Zgłoszeniem są przechowywane przez Eurofactor przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono Działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Dyrektor Departamentu Compliance jest zobowiązany do usunięcia Danych osobowych oraz zniszczenia dokumentacji związanej ze Zgłoszeniem po upływie wskazanego powyżej okresu, chyba że dokumenty związane ze Zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych.

40. Eurofactor udzieli Podmiotowi następczemu odrębnego, pisemnego pełnomocnictwa do reprezentowania Eurofactor w zakresie niezbędnym do wykonania czynności, o których mowa w ust. 26 lit. c) pkt i - iv. W sytuacji gdy dokonanie tych czynności będzie wymagało reprezentowania Eurofactor przez profesjonalnego pełnomocnika, Podmiot następczy na podstawie ust. 30 wyznaczy takiego pełnomocnika w porozumieniu z Dyrektorem Departamentu Prawnego.

41. Do przyjmowania i weryfikacji Zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania Działań następczych oraz przetwarzania Danych osobowych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie Eurofactor.

Rozdział VI. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych

42. W Eurofactor prowadzi się Rejestr zgłoszeń wewnętrznych, w którym gromadzi się następujące dane:

a) numer Zgłoszenia wewnętrznego,

b) przedmiot Naruszenia prawa,

c) Dane osobowe;

d) adres do kontaktu Sygnalisty;

e) datę dokonania Zgłoszenia wewnętrznego,

f) informację o podjętych Działaniach następczych,

g) datę zakończenia sprawy.

43. Dyrektor Departamentu Compliance gromadzi i przetwarza również inne informacje dotyczące przyjęcia Zgłoszenia wewnętrznego oraz Działań następczych, obejmujące w szczególności:

a) dane Osoby pomagającej w dokonaniu Zgłoszenia,

b) dane Osoby powiązanej z Sygnalistą,

c) dane osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej Sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność Sygnalisty lub go zatrudniającej,

44. Wpisu do Rejestru zgłoszeń wewnętrznych dokonuje się na podstawie Zgłoszenia wewnętrznego.

45. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych jest prowadzony przez Dyrektora Departamentu Compliance lub inną osobę zatrudnioną w Departamencie Compliance, wyznaczoną przez Dyrektora Departamentu Compliance. W przypadkach wskazanych w ust. 17, dane o których mowa w ust. 42 - 43 gromadzi i przechowuje Podmiot następczy. W takiej sytuacji, do Rejestru zgłoszeń wewnętrznych przekazuje się wyłącznie dane wskazane w ust. 42 lit. a), b) i e). Po zakończeniu Działań następczych w sposób określony w ust. 26 lit. c), Podmiot następczy przekazuje pozostałe dane o których mowa w ust. 42 do Dyrektora Departamentu Compliance celem uzupełnienia Rejestru zgłoszeń wewnętrznych.

46. Dyrektor Departamentu Compliance lub inna osoba zatrudniona w Departamencie Compliance, wyznaczona przez Dyrektora Departamentu Compliance, jest odpowiedzialny za bieżącą aktualizację danych gromadzonych w Rejestrze zgłoszeń wewnętrznych oraz wskazanych w ust. 43, zgodność ze stwierdzonym stanem faktycznym, ich poprawność merytoryczną oraz za ich usuwanie w terminach wskazanych w Ustawie.

Rozdział VII Działania zapobiegawcze

47. Podmiot wewnętrzny oraz Podmiot następczy każdorazowo informują Dyrektora Departamentu Kadr i Płac oraz Kierownika Zespołu HR Biznes Partnerów i Procesów Rozwojowych o:

a) wpłynięciu Zgłoszenia i jego dacie,

b) osobie Sygnalisty, ze wskazaniem czy Sygnalista jest Pracownikiem lub kandydatem na Pracownika,

c) Osobie pomagającej w dokonaniu Zgłoszenia, ze wskazaniem czy jest ona Pracownikiem lub kandydatem na Pracownika,

d) Osobie powiązanej z Sygnalistą, ze wskazaniem czy jest ona Pracownikiem lub kandydatem na Pracownika,

e) podjętych Działaniach następczych,

f) dacie zakończenia sprawy.

48. Przekazanie informacji wskazanych w ust. 47, następuje niezwłocznie po ich ustaleniu przez Podmiot Wewnętrzny lub Podmiot następczy.

49. Każdorazowo przed zastosowaniem wobec Pracownika, Osoby pomagającej w dokonaniu Zgłoszenia lub Osoby powiązanej z Sygnalistą środków wskazanych w ust. 9. lit. a) – d), f), h) – i), k) oraz m), Dyrektor Departamentu Kadr i Płac oraz Kierownik Zespołu HR Biznes Partnerów i Procesów Rozwojowych podejmą działania mające na celu ustalenie czy środki te mogą być zakwalifikowane jako Działania odwetowe i mogą wstrzymać lub odroczyć ich zastosowanie do czasu zakończenia sprawy. Dyrektor Departamentu Kadr i Płac oraz Kierownik Zespołu HR Biznes Partnerów i Procesów Rozwojowych podejmą również starania w celu ustalenia czy wobec Sygnalisty nie dokonano od chwili dokonania Zgłoszenia innych Działań odwetowych. O dokonanych ustaleniach i czynnościach Dyrektor Departamentu Kadr i Płac lub Kierownik Zespołu HR Biznes Partnerów i Procesów Rozwojowych poinformuje Podmiot następczy.

50. W obrocie gospodarczym, każdorazowo przed złożeniem wypowiedzenia, odstąpieniem od umowy lub jej rozwiązaniem bez wypowiedzenia, właściciel biznesowy umowy zasięga opinii Dyrektora Departamentu Compliance w zakresie możliwości zakwalifikowania tych środków jako Działań odwetowych a w szczególności działań, o których mowa w ust. 11. Podmiot następczy może wstrzymać zastosowanie tych środków.

Rozdział VIII Zgłoszenia zewnętrzne

51. Sygnalista może dokonać Zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania Zgłoszenia wewnętrznego.

52. Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo Organ publiczny.

53. Jeżeli Zgłoszenie zewnętrzne dotyczy Informacji o naruszeniu prawa, Rzecznik Praw Obywatelskich niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, przekazuje zgłoszenie do Organu publicznego właściwego do podjęcia Działań następczych.

54. Rzecznik Praw Obywatelskich odstępuje od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, jeżeli zgłoszenie nie dotyczy Informacji o naruszeniu prawa.

55. Odstępując od przekazania Zgłoszenia zewnętrznego, Rzecznik Praw Obywatelskich może poinformować Sygnalistę, że informacja objęta Zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych, w szczególności jako przedmiot powództwa cywilnego, zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, skargi do sądu administracyjnego, skargi, wniosku lub petycji, lub może zostać przedstawiona właściwym organom do rozpatrzenia w innym trybie. Poinformowanie Sygnalisty nie wpływa w szczególności na dopuszczalność wniesionego później środka prawnego, na bieg terminów ani na treść rozstrzygnięcia lub sposób zakończenia postępowania.

56. Organ publiczny rozpatruje Zgłoszenie zewnętrzne - w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego Organu publicznego, podejmuje działania następcze z zachowaniem należytej staranności oraz przekazuje Sygnaliście Informację zwrotną.

57. Organ publiczny przekazuje Zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych - w przypadku gdy Zgłoszenie zewnętrzne dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania tego Organu publicznego oraz informuje o tym Sygnalistę.

58. W celu skutecznego podjęcia Działań następczych oraz przekazania Informacji zwrotnej, Sygnalista powinien w Zgłoszeniu zewnętrznym podać adres do kontaktu.

59. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane ustnie (w tym telefonicznie) lub pisemnie. Zgłoszenie ustne może być dokonane telefonicznie lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej lub innego nagrywanego systemu komunikacji głosowej jest dokumentowane za zgodą Sygnalisty w formie nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie kompletnej i dokładnej transkrypcji rozmowy Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej lub innego nienagrywanego systemu komunikacji głosowej jest dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia transkrypcji rozmowy lub protokołu rozmowy przez ich podpisanie.

60. Na wniosek Sygnalisty, Zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku, za zgodą Sygnalisty, zgłoszenie jest dokumentowane w formie nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.

61. Zgłoszenie zewnętrzne w formie dokumentowej może być dokonane w postaci papierowej - na adres do korespondencji wskazany przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub Organ publiczny, lub w postaci elektronicznej - na adres poczty elektronicznej lub adres elektronicznej skrzynki podawczej, lub adres do doręczeń elektronicznych, wskazane przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub Organ publiczny lub za pośrednictwem przeznaczonego do tego formularza internetowego lub aplikacji wskazanej przez Organ publiczny jako aplikacja właściwa do dokonywania Zgłoszeń w postaci elektronicznej.

62. Rzecznik Praw Obywatelskich albo Organ publiczny, który przyjął Zgłoszenie zewnętrzne, przesyła Sygnaliście niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia Zgłoszenia, potwierdzenie jego przyjęcia, chyba że Sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub Rzecznik Praw Obywatelskich albo Organ publiczny ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia Zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości Sygnalisty.

63. Na żądanie Sygnalisty Organ publiczny właściwy do podjęcia Działań następczych wydaje nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania zaświadczenie, w którym potwierdza, że Sygnalista podlega ochronie przewidzianej w Ustawie.

64. Rzecznik Praw Obywatelskich albo Organ publiczny może zwrócić się do Sygnalisty, na podany przez niego adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu. Jeżeli Sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, Rzecznik Praw Obywatelskich albo Organ publiczny odstępuje od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.

65. W uzasadnionych przypadkach w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego Organ publiczny może przekazać Zgłoszenie zewnętrzne jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym jak również innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia.

66. Rzecznik Praw Obywatelskich albo organ publiczny przekazuje bez zbędnej zwłoki właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej informacje zawarte w zgłoszeniu zewnętrznym w celu prowadzenia Działań następczych w trybie stosowanym przez takie instytucje, organy lub jednostki, jeżeli przewidują to przepisy odrębne.

67. Rzecznik Praw Obywatelskich może pozostawić bez rozpoznania Zgłoszenie zewnętrzne w przypadku, gdy odstąpił od przekazania wcześniejszego Zgłoszenia zewnętrznego Organowi publicznemu właściwemu do podjęcia działań następczych, albo w przypadku, gdy w Zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego Zgłoszenia przez tego samego lub innego Sygnalistę nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym. Rzecznik Praw Obywatelskich informuje Sygnalistę o pozostawieniu Zgłoszenia bez rozpoznania, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym Sygnalisty.

68. Organ publiczny może nie podjąć Działań następczych w przypadku, gdy w Zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego Zgłoszenia przez tego samego lub innego Sygnalistę nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym Zgłoszeniem zewnętrznym. Organ publiczny informuje Sygnalistę o niepodjęciu Działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym Sygnalisty.

69. Organ publiczny przekazuje Sygnaliście Informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia Zgłoszenia zewnętrznego. W uzasadnionych przypadkach Organ publiczny przekazuje Sygnaliście Informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia Zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym Sygnalisty przed upływem terminu, o którym mowa w zdaniu poprzednim.

70. Organ publiczny informuje Sygnalistę o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek Zgłoszenia zewnętrznego.

71. Rzecznik Praw Obywatelskich oraz Organ publiczny gwarantują, że procedura przyjmowania Zgłoszeń zewnętrznych i procedura Zgłoszeń zewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem Zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych Zgłoszeniem nieupoważnionym osobom oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości Sygnalisty oraz Osoby której dotyczy zgłoszenie. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość Sygnalisty oraz Osoby której dotyczy zgłoszenie.

Rozdział IX Ujawnienie publiczne

72. Sygnalista dokonujący Ujawnienia publicznego podlega ochronie przewidzianej w Procedurze, jeżeli dokona:

a) Zgłoszenia wewnętrznego, a następnie Zgłoszenia zewnętrznego, a Eurofactor, a następnie Organ publiczny w terminie na przekazanie Informacji zwrotnej ustalonym w Procedurze, a następnie w terminie na przekazanie Informacji zwrotnej ustalonym w procedurze zewnętrznej Organu publicznego nie podejmą żadnych odpowiednich Działań następczych ani nie przekażą Sygnaliście Informacji zwrotnej lub

b) od razu Zgłoszenia zewnętrznego, a Organ publiczny w terminie na przekazanie Informacji zwrotnej ustalonym w swojej procedurze zewnętrznej nie podejmie żadnych odpowiednich Działań następczych ani nie przekaże Sygnaliście Informacji zwrotnej,

chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać Informację zwrotną.

73. Sygnalista dokonujący Ujawnienia publicznego podlega ochronie przewidzianej w Procedurze także w przypadku, gdy ma uzasadnione podstawy sądzić, że:

a) Naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie interesu publicznego, w szczególności gdy istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, lub

b) dokonanie Zgłoszenia zewnętrznego narazi Sygnalistę na Działania odwetowe, lub

c) w przypadku dokonania Zgłoszenia zewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania Naruszeniu prawa z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów, istnienia zmowy między Organem publicznym a sprawcą naruszenia lub udziału Organu publicznego w naruszeniu.

74. Przy ocenie, czy Działanie następcze jest odpowiednie, uwzględnia się w szczególności czynności podjęte w celu zweryfikowania Informacji o naruszeniu prawa, prawidłowość oceny Informacji o naruszeniu prawa oraz adekwatność środków podjętych w następstwie stwierdzenia Naruszenia, w tym - w odpowiednim przypadku - w celu zapobiegnięcia dalszym Naruszeniom prawa, z uwzględnieniem wagi Naruszenia prawa.

75. Przepisów ust. 72 – 74 nie stosuje się, jeżeli przekazanie Informacji o naruszeniu prawa następuje bezpośrednio do prasy i stosuje się ustawę z dnia 26 stycznia 1984 r. - Prawo prasowe.

Rozdział X Postanowienie końcowe

76. Procedura wchodzi w życie z dniem 25 września 2024 r.

Załącznik do Procedury:

Data:

Imię i nazwisko:

Proszę wskazać jaki jest Twój związek/relacja ze spółką z grupy EFL:

Proszę wskazać jednostkę/dział/departament/obszar, w której miało miejsce Naruszenie prawa stanowiące przedmiot zgłoszenia:

Proszę wskazać czego dotyczy Zgłoszenie.

Data wystąpienia/ujawnienia Naruszenia prawa:

Proszę szczegółowo opisać Naruszenie prawa starając się przedstawić fakty i informacje będące przedmiotem Naruszenia prawa w sposób obiektywny i precyzyjny. Jeśli dysponujesz dodatkowymi dokumentami lub innymi dowodami dołącz je do niniejszego formularza.

Czy jesteś naocznym świadkiem Naruszenia prawa?

Proszę wskazać inne osoby mogące być świadkami Naruszenia prawa. Proszę wskaż imię, nazwisko, pełnioną funkcję.

Czy Naruszenie prawa jest zdarzeniem ciągłym/nadal trwa? Jak długo taki stan ma miejsce?

Czy posiadasz wiedzę by Naruszenia prawa było już sygnalizowane/raportowane kadrze kierowniczej? Jeśli tak proszę o wskazanie imienia i nazwiska, pełnionej funkcji.

Czy kadra kierownicza uczestniczy/-ła w Naruszeniu prawa podlegającym Zgłoszeniu? Proszę wskaż imię, nazwisko, pełnioną funkcję.

Czy dokonując niniejszego zgłoszenia korzystasz ze wsparcia innych osób? Proszę wskaż imię, nazwisko, pełnioną funkcję.

Czy w związku ze Naruszeniem prawa wystąpiły już jakieś szkody? Jeśli tak, wskaż proszę jakie.

Proszę wskaż preferowany kanał kontaktu: